今回は、データベース作成にあたり、
簡単だけど大事なコツをご紹介します。

データベースとは、
検索や蓄積が容易にできるよう
整理された情報の集まり。

例えば、売上データベースは
売上月・会社名・商品名・個数・金額
請求日・入金日・・・
などを列挙したものです。

そのデータベースを基に、
その月の売上はいくらか、
どの商品が売れたか、など、
集計分析するわけですね。

データベース作成のコツは
いくつもありますが、
今回紹介したいのは
「データが増える方向は、下!」
ということです。

次のBadとGoodの例をご覧下さい。

これがBadな例。

次に、これがGoodな例。

BadとGoodの違いは明らかですね。

Bad例では、データが右に増えます。
Good例では、下に増えていきます。

なぜ、Badはダメなのでしょうか。

答えは簡単。
データが右に増えると、見にくいから!

「え?そんなこと?」
と思うかもしれません。

実際、データ数が限られていると
分かっている場合に、
ついやってしまいがちです。

でも、
データは増えるかもしれません。
可能性がゼロでない限り、
勝手に「このくらいだろう」と
限定的に考えないほうがベターです。

または
表を作成するのにあたり、
「まずは必要項目を洗い出そう」
「たたき台を作ろう」
という時にも、やってしまいがち。

項目を列挙しているとだいたい
項目名を縦(下)並べていきます。

そして、
Bad例のようになってしまいます。

でも
もしやってしまっても大丈夫。
行列を入れ替えてコピペしましょう!

1. Ctrl+Cで該当部分をコピー
2. どこか空いているセルに
カーソルを合わせて
3. Alt→e→s→e で貼り付け。

はい、たった3秒で
行列を入れ替えることができましたね。

できれば、たたき台であっても、
誰かに見せる前に、
行列は入れ替えておきましょう。

私も以前、
「一旦こんな項目がいるかな~」
「だいたいこんなイメージかな~」
と、素案を作っている際、
項目を下に連ねていたのですが
それを見た人から
「見にくい!これじゃダメ!」と
指摘をされて「まだ途中なのに」と
しょんぼりしたことがありました。笑

このような
余計なコミュニケーションストレスを
撲滅するために、ぜひ、
初めからデータは下へ続くように
作っておくことをおすすめします。

ちなみに
データが右に増えると見にくいのは、
なぜだと思いますか??

理由は、ざっと2つ。

一つは、行幅より列幅の方が広いため。
列が増える方が、行が増えるより、
多くのスペースを必要とします。
つまり、たくさんスクロールを
しなければいけないということ。
面倒ですね!

もう一つは、マウス使用者がよく使う
スクロールは、基本、縦移動するため。
縦に画面を動かすのはササッとできますが、
横に動くのは、操作が面倒。

そのほか、使い慣れた関数を使う際に
横にデータが広がると使いにくくなる等
のデメリットもありますので
データが右に増えて良いことはない!

と思ってください。

自分にも相手にも、
面倒の少ないExcelを心がけましょう。
ぜひお試しください。

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